Рабочий стол секретаря

Выберите нужный программный продукт из списка 1С:CRM КОРП 1С:CRM ПРОФ 1С:Предприятие 8. Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM) 1С:Предприятие 8. ITIL Управление информационными технологиями предприятия ПРОФ 1С:Предприятие 8. ITIL Управление информационными технологиями предприятия СТАНДАРТ 1С:Розница 8 1С:Розница 8. Аптека 1С:Розница 8. Книжный магазин 1С:Розница 8. Магазин автозапчастей 1С:Розница 8. Магазин бытовой техники и средств связи 1С:Розница 8. Магазин одежды и обуви 1С:Розница 8. Магазин строительных и отделочных материалов 1С:Розница 8. Салон оптики 1С:Розница 8. Ювелирный магазин 1С:Предприятие 8. Аптека для Украины 1С:Предприятие 8. Магазин бытовой техники и средств связи для Украины 1С:Предприятие 8. Магазин одежды и обуви для Украины 1С:Предприятие 8. Автосервис 1С:Предприятие 8. Автосервис Альфа-Авто:Автосалон+Автосервис+Автозапчасти Проф, редакция 5 Альфа-Авто:Автосалон+Автосервис+Автозапчасти украинская версия 4.0, для 1 пользователя Альфа-Авто:Автосервис+Автозапчасти украинская версия 4.0, для 1 пользователя 1С:Бухгалтерия 8 КОРП 1С:Бухгалтерия 8 ПРОФ 1С:Бухгалтерия 8. Базовая версия 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 ПРОФ 1С-Рарус: Управление отелем, редакция 2. Основная поставка 1С-Рарус: Управление санаторно-курортным комплексом, редакция 2. Комплексная поставка 1С-Рарус:Детский оздоровительный лагерь, редакция 2, Базовая поставка 1С:Документооборот 8 КОРП 1С:Документооборот 8 ПРОФ 1С:Документооборот государственного учреждения 8 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 1С-Рарус:Амбулатория, редакция 2 + Лицензия на 10 рабочих мест 1С-Рарус:Амбулатория. Регистратура + Лицензия на 10 рабочих мест 1С-Рарус:Амбулатория. Регистратура + Страхование + Аптека + Лицензия на 10 рабочих мест 1С-Рарус:Больничная аптека + Лицензия на 10 рабочих мест 1С-Рарус:Управление медицинской организацией + Лицензия на 1 рабочее место 1С-Рарус:Интеграция с телефонией клиентская АТС Интеграция с телефонией. 1С-Рарус:Облачная АТС 1С:Комплексная автоматизация 8 1С:Управление небольшой фирмой 8 1С-Рарус: Некредитная финансовая организация, редакция 1 (базовая поставка для микрофинансового рынка. Программная защита) 1С-Рарус: Некредитная финансовая организация, редакция 1 (программная защита) Микрофинансовая организация, редакция 1. Основная поставка 1С-Рарус:Управление аптекой. + Лицензия на 1 рабочее место 1С:Предприятие 8. Бухгалтерия хлебобулочного и кондитерского предприятия 1С:Хлебобулочное и кондитерское производство 2. Модуль для 1С:ERP 2 1С-Рарус:Комбинат питания редакция 1 1С-Рарус:Управление рестораном редакция 3 1С:Предприятие 8. Общепит 1С:Предприятие 8. Общепит для Украины 1С:Предприятие 8. Общепит КОРП 1С:Предприятие 8. Ресторан 1С:Предприятие 8. Фастфуд. Фронт-офис Модуль 1С:Общепит для 1С:ERP 1С:Предприятие 8. Бухгалтерия птицефабрики 1С:Предприятие 8. Управление сервисным центром 1С:ERP Управление строительной организацией 2 1С:RengaBIM и Смета. Комплект решений для 3D-проектирования и подготовки сметной документации. Электронная поставка 1С:Аренда и управление недвижимостью для 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 1С:Аренда и управление недвижимостью для 1С:Бухгалтерия государственного учреждения (USB) 1С:Аренда и управление недвижимостью на базе 1С:Бухгалтерия 8 1С:Аренда и управление недвижимостью на базе 1С:Бухгалтерия 8 (USB) 1С:Аренда и управление недвижимостью. Модуль для 1С:ERP 1С:Бухгалтерия строительной организации 1С:Бухгалтерия строительной организации (USB) 1С:Бухгалтерия строительной организации КОРП 1С:Бухгалтерия строительной организации КОРП. Электронная поставка 1С:Бухгалтерия строительной организации. Поставка на 5 пользователей 1С:Бухгалтерия строительной организации. Поставка на 5 пользователей (USB) 1С:Заказчик-застройщик. Модуль для 1С:ERP 1С:Заказчик-застройщик. Модуль для 1С:ERP. Электронная поставка 1С:Подрядчик строительства. Управление строительным производством 1С:Подрядчик строительства. Управление строительным производством (USB) 1С:Подрядчик строительства. Управление финансами 1С:Подрядчик строительства. Управление финансами (USB) 1С:Подрядчик строительства. Управление финансами. Поставка на 5 пользователей 1С:Подрядчик строительства. Управление финансами. Поставка на 5 пользователей (USB) 1С:Риэлтор. Управление продажами недвижимости. Модуль для 1С:ERP 1С:Риэлтор. Управление продажами недвижимости. Стандарт 1С:Смета 3 1С:Смета 3. Базовая версия 1С:Смета 3. Смета 3. Спецпоставка на 50 рабочих мест для пользователей "Смета Плюс, сетевая версия на 50 пользователей" 1С:Смета 3. Спецпоставка на 5 рабочих мест для пользователей "Смета Плюс, сетевая версия на 3-х пользователей" 1С:Смета 3. Спецпоставка на одно рабочее место для пользователей "Смета Плюс" или "WinАВеРС" 1С:Управление нашей строительной фирмой 1С:Управление нашей строительной фирмой на 5 пользователей 1С:Управление нашей строительной фирмой на 5 пользователей. Электронная поставка 1С:Управление нашей строительной фирмой. Электронная поставка 1С:Управление строительным производством. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2 1С:Управление строительным производством. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2. Электронная поставка Конфигурация Элит-строительство. Бухгалтерский учет Модуль Аренда и управление недвижимостью для 1С:Бухгалтерия 8 Модуль Аренда и управление недвижимостью для 1С:Бухгалтерия 8 (USB) Модуль Аренда и управление недвижимостью для 1С:Бухгалтерия государственного учреждения Модуль Аренда и управление недвижимостью для 1С:Бухгалтерия государственного учреждения (USB) Элит-строительство 1С:Предприятие 8. Управление торговлей 1С:Предприятие 8. Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM) 1С:Предприятие 8. Такси и аренда автомобилей 1С:Предприятие 8. Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП 1С:Предприятие 8. Управление автотранспортом для Украины, Основная поставка 1С:Предприятие 8. Управление автотранспортом Проф 1С:Предприятие 8. Управление автотранспортом Проф (USB) 1С:Предприятие 8. Управление автотранспортом Стандарт 1С-Рарус: Некредитная финансовая организация, редакция 1 (программная защита) 1С-Рарус:Бэк-офис, редакция 5 1С-Рарус:Депозитарий, редакция 2 1С-Рарус:Паевые инвестиционные фонды, редакция 2 1С-Рарус:Учет ценных бумаг, для 1С:Бухгалтерии 8 1С-Рарус:Центр управления данными (MDM), редакция 3 КОРП

Анализ данных и KPI
Расширение возможностей "1С:Документооборот КОРП" и других программ

Анализ бизнес-процессов, задач и документов из базы "1С:Документооборот" и других. Консолидированная отчетность.

Построение и мониторинг сложных показателей KPI на основе информации из разных баз данных "1С:Предприятие 8"

Индивидуальные настройки

Рабочий стол пользователя

Для каждого пользователя в программе можно настроить индивидуальный рабочий стол, обеспечивающий быстрый доступ ко всем необходимым документам, спискам, отчетам и т.д. Ниже приведены примеры настроенных рабочих столов, предназначенных для сотрудников, выполняющих определенную роль. Возможности доступа сотрудника к данным ограничиваются правами, заданными для его роли.

Рабочий стол секретаря

Секретарь организации работает со списком своих задач, ведет переписку, редактирует документы. На рабочем столе предусмотрена панель избранного для быстрого доступа к часто используемым данным – сведениям о сотрудниках, списку полезных телефонов, рекомендациям по составлению исходящих писем и т.д.

Рабочий стол руководителя отдела

Руководитель проектного бюро работает со списком своих задач, разрабатывает проектную документацию. На рабочем столе предусмотрена панель избранного для быстрого доступа к часто используемым данным и панель полнотекстового поиска для нахождения нужной информации.

Рабочий стол директора

Директор работает со списком своих задач и обращается к панели избранного для быстрого доступа к интересующим данным – отчетам о затратах рабочего времени, сведениям об исполнительской дисциплине и т.д.

Права доступа

Администратором или пользователем, имеющим соответствующие полномочия, определяются права доступа пользователей. Права доступа к файлам настраиваются по папкам для пользователей и групп с учетом наследования прав родительской папки. Можно установить разрешающие и запрещающие права.

Права доступа к внутренним документам

Настройка прав производится по папкам и видам внутренних документов. Настройка по папкам документов аналогична настройке по папкам файлов: можно установить разрешающие и запрещающие права, указать права для пользователей и групп с учетом наследования прав родительской папки.

Для вида внутренних документов права настраиваются через группы доступа как для пользователей, так и для групп пользователей. Права доступа к внутренним документам передаются присоединенным файлам и их версиям.

Права доступа к входящим и исходящим документам

Права настраиваются через группы доступа с учетом следующих реквизитов документа:

• Вид документа
• Гриф доступа
• Корреспондент (группа доступа корреспондентов)

Права могут указываться как для пользователей, так и для групп пользователей. Входящие и исходящие документы передают права доступа присоединенным к ним файлам и их версиям.

Права доступа к бизнес-процессам и задачам

Правами доступа к бизнес-процессам и задачам обладают:

все участники бизнес-процесса (только чтение)

исполнитель задачи (изменение своей задачи)

линейные руководители участников бизнес-процессов (только чтение)

Роль Контроль задач и бизнес-процессов имеет полные права на все бизнес-процессы и задачи.

Права доступа к отчетам

Рядовые сотрудники могут работать только со своими отчетами. Руководитель подразделения имеет право просмотра всех ежедневных отчетов сотрудников своего подразделения.

Роль Контроль ежедневных отчетов дает полные права на все ежедневные отчеты всех сотрудников.

Права доступа к другим данным

Доступ к другим данным в зависимости от данных и ролей пользователей ограничивается по:

• группам доступа корреспондентов
• группам доступа физических лиц
• видам документов
• папкам файлов и документов
• грифам

Порядок работы и начальные настройки в программе 1С Документооборот 8 КОРП.

1)Добавить информационную базу

2)Зайти в режиме конфигуратор и добавить пользователя с полными правами (Администратор)

Администрирование --> Пользователи --> Действия --> Добавить:

Дать полные права на закладке "прочие".

После этого переходим в режим 1С Предприятие, после заполнения настроек, система предложит перезапуститься. Необходимо будет заполнить основные настройки в разделе «Настройка и администрирование» -->»Настройка программы».

Перед созданием пользователей и папок документов желательно заполнить данные об организационной структуре, должностях сотрудников и физических лицах.

Создаем физических лиц:

Раздел «Нормативно-справочная информация» -->»Физические лица» --> «Добавить».

В этом же разделе заполняем справочник должности.

После этого можно заполнить справочник «Пользователи»:

раздел «Настройка и администрирование» -->»Пользователи».

1) Создаем структуру предприятия - создание элементов - групп.

2) В группы добавляем пользователей (элементы списка справочника).

При выборе подразделения в форме элемента справочника пользователи, мы попутно заполняем справочник «Структура предприятия». При выборе руководителя подразделения возникает коллизия, если он еще не создан (или мы его создаем). Выбираем пустой элемент.

После заполнения структуры и создания всех пользователей желательно еще раз пройти структуру предприятия и заполнить поле руководитель для каждого подразделения. Это важно для раздела бизнес-процессы, если направление задач пользователям зависит от подразделения.

После создания пользователей можно перейти к настройке прав доступа папок, в которых будут храниться документы. Рассмотрим для примера настройку прав внутренних документов.

Существуют по крайнем мере две стратегии создания папок для документов: в соответствии с организационной структурой и другая. Во втором случае обычно за основу берется структура бизнес-процессов предприятия. Возможна также смешанная модель.

После создания организационной структуры создаем виды документов. Путь по меню:

Нормативно-справочная информация --> Виды документов -->Создать:

Удобнее будет создать весь перечень видов документов и потом уже производить настройки связанные с бизнес-процессами, нумерацией и т.д.

Если нумерация документов зависит от вида документа, можно указать индекс нумерации нажав на кн. «Индекс нумерации».

После создания видов документов можно создать новые свойства и категории документов.

Создадим дополнительное свойство. По команде:

«Набор дополнительных свойств документов данного вида» --> «Подбор» -->»Создать».

При создании нового свойства нужно указать тип и, если это справочник или перечисление, «указать значение свойств объекта». Значения задаются при нажатии соответствующей гиперссылки:

Для того, чтобы данный реквизит был доступен для данного вида документов, необходимо по кн. «Добавить в набор» добавить его в список доступных реквизитов.

Если видов документов много, а для разных документов свойства различаются, надо проводить работу по добавлению дополнительных реквизитов в список их дополнительных свойств. Для общих свойств можно установить признак принадлежности ко всем видам документов.

Путь по которому проходит общий бизнес-процесс внутреннего документа состоит из базовых бизнес процессов: согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение и т.д.

В процессе участвует один или несколько исполнителей, либо ролей исполнителей. Например, роль Юрист могут выполнять три сотрудника, и всем им будет адресована задача. Адресация задачи может ограничиваться подразделением или задаваться служебной иерархией, например, руководитель это непосредственный руководитель сотрудника. Участие исполнителей в выполнении бизнес-процесса может быть как последовательным, так и параллельным.

Чтобы запустить простейшие бизнес-процессы необходимо:

Запуск б.п шаг 1)Задать список ролей.

Путь по меню:

Управление бизнес-процессами --> Роли исполнителей -->Создать:

В списке исполнителей можно задавать конкретных пользователей, но этот способ имеет единственный плюс - сэкономить время сейчас. Т.к. не все руководители отделов даже из трех человек хотят /могут подключаться к процессу во время своего отсутствия. При этом, при добавлении заместителя в список исполнителей данной роли, руководители во всех случаях будут также получать информацию о поступающих задачах.

Запуск б.п шаг 2) Задать исполнителей ролей.

Если, допустим, какая то роль действует только в пределах какого то подразделение, указываем адресацию:

В свойствах элемента Роль исполнителя должна быть задана возможность использовать адресацию:

Запуск б.п шаг 3) Создать шаблоны бизнес-процессов.

Путь по меню:

Управление бизнес-процессами --> Шаблоны бизнес-процессов --> выбрать тип бизнес-процесса -->Создать:

Можно выделить два типа шаблонов: с одним исполнителем и несколькими.

В случае с несколькими исполнителями, необходимо задать порядок согласования:

Последовательно

Паралллельно

Смешанно.

Кроме ролей и собственно, пользователей, можно указывать исполнителей, которые вычисляются согласно предоставленным в списке выбора функциям автоподстановкой. Например, непосредственный руководитель автора документа.

Для всех типов документов (внутренних, входящих, исходящих) предусмотрены предопределенные простые шаблоны и сложный шаблон, который является последовательностью этих простых шаблонов. Связь представлена на таблице:

Обработка документа не обязана состоять из перечисленных бизнес процессов:

Изложенного выше достаточно, чтобы задать основные контуры бизнес-процессов предприятия и тестировать их с сотрудниками какого-нибудь подразделения, например с юристами.

Желательно, чтобы эти люди были заинтересованы в проекте (автоматизации), поскольку увеличение труда может неприятно удивить энтузиастов автоматизации.

У вас в компании установлен «1С:Документооборот». Вы уже освоили основные функции, умеете отправлять письма, прикреплять файлы, создавать новые папки во входящих, но до продвинутого уровня вам еще далеко. В этой статье вы найдете рекомендации по эффективной работе в программе «1С:Документооборот 8».

Комментарии к письмам

К каждому письму можно добавить комментарий, который поможет обработать быстро вспомнить содержимое письма. Сделать это можно в поле Комментарий в карточке письма (см. рис. 1).

Рис. 1. Добавление комментария к письму

Автообновление списка писем

Можно сделать так, чтобы список писем автоматически обновлялся раз в 2-3 минуты. Для этого в контекстном меню списка писем есть команда Автообновление . Помимо этого список писем можно обновить в любой момент вручную клавишей F5.

Печать письма

Для печати письма вместе с шапкой (Тема, Дата, Адресаты ) используйте команду Напечатать или сочетание клавиш Alt-P.

Горячие клавиши

Использование горячих клавиш заметно повысит эффективность работы (таб. 1):

Таблица 1

Подписи и шаблоны текстов

Для сокращения времени обработки почты удобно использовать шаблоны текстов. Это может быть подпись или часто используемый текст письма. Шаблоны текстов вставляются вручную при помощи команды Вставить - Шаблон текста в карточке исходящего письма.

Подписи могут вставляться автоматически при создании нового или ответного письма. Настроить подписи можно также через меню Все действия - Настройка почты - Письмо - группа полей Подписи (рис. 2):

В текст подписи можно вставить шаблоны для автоподстановки даты (рис. 3):

Почта на рабочем столе

По умолчанию на рабочем столе «1С:Документооборота» отображается список задач, избранное, занятые файлы и прочее. Если вы не используете эти возможности, а только работаете с почтой, то настройте рабочий стол так, чтобы он содержал только список писем.

Для этого кликните правой кнопкой мыши в область разделов. Откроется контекстное меню, в котором выберите команду Настройка рабочего стола... Откроется форма настройки рабочего стола, в которой:

• a. Удалите все настройки (кнопка Удалить все );
• b. Добавьте на рабочий стол форму Краткие описания писем: Встроенная почта .

Рабочий стол после этих манипуляция будет выглядеть как на рисунке 4. Таким образом, сразу при запуске программы вы будете попадать в список писем и не отвлекаться ни на что другое.

Можно скрыть панель навигации и уменьшить высоту панели действий. И тогда рабочий стол будет выглядеть как на рисунке 5.

Те, кому нужно еще больше места, могут выбрать минималистичный вариант (панель действий скрыта, высота панели разделов уменьшена) - см. рис. 6.

Сортировка списка писем

По умолчанию письма отсортированы по Дате - сверху показаны самые новые. Чтобы отсортировать письма по другой колонке, кликните по заголовку этой колонки (например, на заголовке колонки Флаг ).

Можно отсортировать письма сразу по нескольким колонкам, например, сначала по колонке Флаг , затем по колонке Дата . Для этого кликните по колонке Флаг и затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, кликните по колонке Дата.

Быстрое чтение писем

Для ускорения работы настройте область чтения писем внизу или справа:

• внизу - удобно для обычных мониторов;
• справа - удобно для широких мониторов.

Для настройки области чтения предусмотрена команда командой Все действия - Отображение области чтения в списке писем. Область чтения писем внизу изображена на рис. 7. Область чтения писем справа - на рис. 8.

Если область чтения включена, то можно не тратить время на открытие карточки входящего письма, а читать письма прямо из списка.

Кроме того, можно настроить почту так, что по двойному клику на входящее письмо будет создаваться ответное (см. Настройка почты - Список писем - Действие при выборе входящего письма) . Это позволит еще больше сэкономить время при разборе большого количества писем.

Правила для автоматического разбора почты

«1С:Документооборот» позволяет настроить правила для автоматического разбора входящей или исходящей почты. К примеру, программа может сама:

• распределять письма по папкам;
• устанавливать отметку о прочтении;
• устанавливать флажки и пр.

Настройка правил выполняется по команде Все действия - Правила обработки писем. Обычно настраивают такие правила:

• входящие письма, содержащие SPAM, помещать в папку SPAM;
• при отправке ответного письма автоматически переносить исходное входящее письмо в папку Разобранное;
• автоматический ответ (на время отпуска) - «Я в отпуске с … по …. Отвечу позже.».

Последнюю настройку можно сделать с помощью следующего алгоритма:

• добавить правило обработки писем (в списке писем Все действия – Настройки –Правила обработки писем ) для входящего письма;
• на закладке Условия указывать условие Получено в течение периода: – период отпуска, скажем «С 04.08.2014 и по 18.08.2014 »;
• на закладке Действия указать Ответить текстом : – «Я в отпуске. Отвечу позже. » – или какой то иной текст.
• нажать Готово.

В результате получится правило (см. рис. 9).

Автосохранение писем

В «1С:Документообороте 8» есть возможность автосохранения писем в информационной базе или на диске. Незавершенные исходящие письма удобно сохранять в информационной базе для дальнейшего редактирования. Это можно в любой момент сделать вручную с помощью клавиш Ctrl + S или настроить Все действия - Настройка почты - Письмо - Сохранять неотправленные письма каждые. Оптимальный интервал - не менее двух минут.

Автосохранение писем на диск включено по умолчанию. При этом программа каждую минуту сохраняет версию письма во временном каталоге на диске. Если «1С:Документооборот 8» завершил свою работу аварийно, то при запуске программы вы увидите список несохраненных писем.

Это настраивается флажком Автоматически сохранять версии неотправленного письма (на диске). Сделать это можно следующим образом:

• включить Автоматически сохранять версии неотправленного письма (на диске);
• выключить Сохранять неотправленные письма каждые .

Поиск писем

Есть несколько способов, с помощью которых можно найти нужное письмо:

• быстрый поиск (подходит почти во всех случаях);
• папки поиска (используется для часто повторяющихся поисков);
• полнотекстовый поиск (ищет и письма и файлы).

Кроме того, быстрый поиск может искать и по тексту (содержимому) писем (поле «Текст»). Примечание : для поиска можно указать только одно слово, поиск работает без учета морфологии.

Чтобы исключить отправку писем в TNEF-формате, достаточно в настройках почтового клиента отключить использование RTF-формата при отправке корреспонденции, выбрав в качестве альтернативы HTML или обычный текст. Для более сложных случаев компания Microsoft предлагает пользователям свою справку (см. http://support.microsoft.com/kb/138053 или http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;ru;290809) для предотвращения отправки файла winmail.dat пользователям.

Подключение и настройка почты

Для работы с «1С:Почтой» во внутреннем «1С:Документообороте» сделайте следующее:

• 1. включите использование встроенной почты;
• 2. настройте учетную запись.

Включение использования встроенной почты

Зайдите в «1С:Документооборот»:

• для подключения тонким клиентом «1С:Предприятия 8.3» (рекомендуется) сделайте на рабочем столе ярлык на "\\filer\Q&A\1cestart.exe" и после запуска этого ярлыка выберите в списке доступных баз "1С:Документооборот 8";
• для подключения через обычный браузер (Internet Explorer, FireFox или Google Chrome);
• используйте ссылку http://calypso/а8.

Имя пользователя строится по принципу ФамилияИО , например "ИвановИП". Пароль - без пароля, рекомендуется сразу поменять (Настройка и администрирование - Изменить пароль ).

Включение почты:

1. Откройте настройку почты Настройка и администрирования - Персональные настройки - Работа с почтой ;
2. Установите флажок Использовать встроенную почту ;
3. Снимите флажок Использовать легкую почту;
4. Не закрывайте это окно настройки (см. рис. 31).

Цели и задачи проекта

• Повысить прозрачность согласования документов, перевести этот процесс в электронный вид
• Создать систему контроля выполнения задач
• Централизация хранения электронных документов
• Возможность коллективной работы над документами

Результаты проекта

• Сокращено время согласования договоров
• Исключён риск потери документов
• Повышена исполнительская дисциплина за счёт отслеживания выполнения задач и регламентации процессов документооборота

Информация о заказчике

Группа Компаний «Сетера» представляет собой многопрофильный холдинг, охватывающий компании различных отраслей.

Среди крупнейших компаний, входящих в холдинг: ООО «ДЕЗ Калининского района» - это одна из самых крупных управляющих компаний в Челябинске; Семейный курорт «Утёс»; ООО «Многоотраслевое жилищно – коммунальное объединение - 2».

Цели и задачи проекта

• Структурировать документацию предприятия;
• Автоматизировать работу с договорами;
• Повысить надежность и качество учета входящей и исходящей документации.

Результаты проекта

• Значительно возросла эффективность управления потоками документов;
• Исключены потери договоров и других документов;
• Сократились сроки создания и обработки договоров;
• Оптимизирован обмен документами между подразделениями, что привело к увеличению продуктивности работы сотрудников.

Информация о заказчике

Компания «Южуралавтобан» более двух десятилетий занимается строительством автомобильных дорог в Челябинской области, включая областной центр, а также оказывает услуги по содержанию и ремонту автодорог. Кроме того, предприятие строит и обслуживает мосты и другие искусственные сооружения. За 2015 год компания выполнила работы по прокладке, ремонту и реставрации более 100 км. автодорог. В 2016 году введено в эксплуатацию еще 75 км. дорог.

Цели и задачи проекта

• Ускорение работы с документацией предприятия;
• Обеспечение контроля за согласованием;
• Исключение ошибок, связанных с человеческим фактором.

Результаты проекта

• Существенно ускорены все операции с документами: создание, согласование, поиск и архивация;
• Исключены ошибки, связанные с человеческим фактором;
• Налажен надежный контроль за ходом согласования, сокращены сроки его проведения;
• Созданы инструменты оценки исполнительской дисциплины.

Информация о заказчике

«Медсервис» - современный лечебно-оздоровительный комплекс, расположенный в г. Салават. Является одним из крупнейших медицинских центров Башкортостана. Круглосуточный стационар на 310 коек принимает пациентов терапевтического, хирургического, травматологического, гинекологического, неврологического и урологического направления. Действует также дневной стационар на 27 коек. Кроме того, в центре работают педиатрическое отделение, отделение эстетической медицины и косметологии, отделение восстановительного лечения и реабилитации, стоматология и другие. Амбулаторно-поликлиническое отделение является первичным звеном мощностью 1200 посещений в день, куда можно обратиться за медицинской помощью и получить консультацию и лечение у 15 терапевтов и 33 квалифицированных специалистов узкой направленности (ЛОР, окулист, эндокринолог и т.д.).

Цели и задачи проекта

Основной целью проекта было повышение эффективности документооборота компании. Для этого было необходимо:

• Создать единое хранилище электронных документов;
• Оптимизировать процессы взаимодействия отделов и маршруты согласования документов;
• Ускорить работу с документацией и поиск нужных документов.

Результаты проекта

• Благодаря централизованному хранению документов, время поиска нужных данных сокращено до нескольких минут;
• Согласование документов и дальнейшая работа с документами стала прозрачной для сотрудников предприятия, работа по документам стала более структурированной;
• Усилен контроль за исполнительской дисциплиной;
• Повышена эффективность взаимодействия между подразделениями предприятия.

Информация о заказчике

Агрохолдинг «Равис» работает в Челябинской области с 1981 года и на сегодняшний день является одним из лидеров мясного птицеводства Уральского федерального округа. Агрохолдинг объединяет 10 сельскохозяйственных предприятий, занимающихся кормопроизводством, производством и переработкой мяса бройлера, свинины и говядины.

Предприятие ежегодно производит 100 000 тонн мяса птицы, более 20 000 тонн молока, свыше 1500 тонн свинины и 65 000 000 инкубационных яиц в год, более 100 000 тонн зерна и 160 000 тонн собственных кормов.

Компания реализует продукцию через сеть фирменных магазинов, в которую входят около 300 торговых точек. В ассортименте торговой марки «Равис» более 200 наименований продукции.

Цели и задачи проекта

Главная цель проекта состояла в повышении эффективности документооборота группы компаний. Для этого было необходимо:

• Повысить контроль за деятельностью предприятий группы;
• Исключить потери документов, ускорить поиск и минимизировать негативное влияние человеческого фактора;
• Сократить сроки согласования договоров;
• Поднять исполнительскую дисциплину за счет усиления контроля за выполнением задач, в том числе и в рамках проектной деятельности.

Результаты проекта

• Использование общей базы документооборота позволило сформировать единые центры обслуживания для всех предприятий группы: отдел договорной работы, финансово-экономическая служба, служба безопасности, строительный надзор, служба закупок и логистики;
• Полностью исключены потери бумажных документов, значительно ускорен поиск нужных файлов в едином хранилище;
• Сроки заключения договоров сокращены до 3-5 рабочих дней;
• Автоматизирован контроль исполнения резолюций по письмам, контроль исполнения протоколов совещаний, поручений руководителей;
• Исключены случаи утверждения документов без надлежащего согласования;
• Благодаря автоматической проверке сроков исполнения задач и усилению контроля повышен уровень исполнительской дисциплины на предприятиях. Количество своевременно и в полном объеме выполненных поручений выросло с 80-85% до 95%.

Информация о заказчике

Группа компаний «КОНАР» основана в 1991 году. Промышленная группа включает в себя 9 предприятий в трех регионах РФ, занимающихся разработкой, проектированием и комплексным обеспечением для газовой, нефтяной и нефтехимической промышленности. С мая 2005 года система менеджмента качества головной компании АО «КОНАР» сертифицирована в соответствии с требованиями MS ISO 9001:2008.

На текущий момент промышленная группа включает в себя:

• АО «КОНАР» – производство деталей трубопроводов, производство задвижек до диаметра трубы – 1200 мм производство опор для нефтепроводов,инжиниринг.
• ООО «КОНАР» – производство магистральных шиберных задвижек.
• ООО «БВК» – совместный с Chividale Spa литейный завод по производству сложных корпусных изделий весом до 25 тн/шт.
• ООО «Станкомаш» – завод по производству фонтанной арматуры для нефтедобычи, производство изделий специального назначения;
• ООО «ВЭББ» – строительно-монтажная организация.
• ООО «Энерготехсервис» – обслуживание инфраструктуры;
• ООО «Индустриальный парк «Станкомаш» – управляющая компания, предоставляющая комплекс услуг, территорию и промышленную инфраструктуру для размещения и развития производственных предприятий.
• ООО «СП Конар – Чимолаи»- совместное с Chimolai Spa (Италия) предприятие по производству сложных металлоконструкций.
• АО «ЭСКОН» – производство металлоконструкций.