Презентация на тему профессия секретарь. Организационные функции секретаря. подготовка проведения совещаний. Секретарь – помощник руководителя

Секретарь-референт офисный работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь). От современного секретаря-референта обычно требуется навык работы с персональным компьютером, знание иностранных языков, коммуникабельность, культура общения, пунктуальность и аккуратность.

Секретарь-референт должен знать: требования, предъявляемые к документационному обеспечению деятельности холдинга, государственные стандарты РФ и международные стандарты составления и оформления корреспонденции, порядок приема, учета и хранения документов, систематизации и подготовки их к краткосрочному и долгосрочному хранению; правила организации управленческого труда; требования к оформлению машинописных работ; правила русской орфографии и пунктуации; основы делового этикета, служебной этики, психологии общения; правила охраны труда, техники безопасности.

Обязанности секретаря-референта: Выполнять распоряжения, приказы руководства представительства холдинга, осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с ними; Разрабатывать проекты документов по всем вопросам управленческой деятельности холдинга; Редактировать, контролировать качество подготовки, грамотность, правильность составления, согласования документов, представляемых на подпись (утверждение) руководству холдинга; Вести прием, учет и хранение корреспонденции, осуществлять обработку входящих документов, оформлять и соблюдать порядок работы с внутренними документами, рассылать исходящую документацию; Обеспечивать сохранность и конфиденциальность коммерческой информации; В соответствии сбора информации, компиляции списков адресной рассылки, а также проведении телефонных опросов в рамках текущих производственных задач; Заниматься организационными и техническими вопросами проведения совещаний, деловых встреч и переговоров; осуществлять документирование производственных совещаний сотрудников представительства; обеспечивать прием посетителей;

Контролировать исполнение документов, поручений и заданий руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение; Способствовать оперативному принятию решений со стороны руководства и своевременно доводить их до сведения работников; Осуществлять оперативную связь со сторонними предприятиями и гражданами по вопросам текущей деятельности представительства; Оформлять машинописные, печатные и копировально-множительные работы; Поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, следить за порядком в офисе, соблюдением санитарных и технических правил, правил противопожарной безопасности с резолюцией руководства холдинга передавать документы непосредственным исполнителям в представительстве; Фиксировать, обрабатывать и своевременно доводить до сведения руководства и работников принятую информацию, касающуюся различных сторон деятельности холдинга; Планировать рабочий день руководства, назначать встречи клиентам, партнерам и работникам холдинга как по производственным, так и личным вопросам; Готовить информационные справки и реферативные обзоры СМИ для руководства в рамках актуальных отраслевых тем и событий;

Описание презентации по отдельным слайдам:

2 слайд

Описание слайда:

Секретарь - лицо учреждения Трудно сегодня представить деятельность любого учреждения, предприятия, организации без секретаря. И действительно, секретарь- лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель.

3 слайд

Описание слайда:

Первый, с кем встречается, начиная трудовой день, руководитель. Первый, кто отвечает на телефонные звонки. Поэтому, от поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы. По его работе и поведению судят о фирме. Секретарь должен придерживаться «делового фирменного стиля». Точность, компетентность, корректность, оперативность, лаконизм, вежливость и доброжелательность - вот основные его принципы и их надо соблюдать в работе.

4 слайд

Описание слайда:

Что должен знать и уметь секретарь 1. Правовые основы управления; 2. Административное, трудовое и хозяйственное право; законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает; 3. Отрасль в которой он работает, ее взаимосвязи функций, задачи, структуру организации, в которой он работает;

5 слайд

Описание слайда:

Основы менеджмента; основы научной организации управленческого труда: нормативно-методические документы по информационному документационному обеспечению управленческой деятельности; вычислительную и организационную технику; основы общей социальной психологии; основы эстетики и этики; делопроизводство: методы создания и оформления документов, организацию работы с документами; бездокументное обслуживание; архивное дело.

6 слайд

Описание слайда:

Секретарь должен уметь: Обеспечивать эффективную работу руководителя, оказать помощь в планировании рабочего дня; организовать рабочее место руководителя; вести сроковый контроль за поручениями руководства; организовывать информационное обслуживание руководителя;

7 слайд

Описание слайда:

организовывать прием посетителей; устанавливать контакты; организовывать и обеспечить работу совещания; составлять и оформлять документы с помощью ПК; оперативно размножать документы; обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи (в т. ч. - факс, электронная почта); вести работу с документами: прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа по документам, текущее хранение, уничтожение; вести архив.

8 слайд

Описание слайда:

Должностные обязанности секретаря Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы, руководителя предприятия (или подразделения).

9 слайд

Описание слайда:

2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. 3. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. 4. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем - (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

10 слайд

Описание слайда:

5.Обеспечивает канцелярскими принадлежностями рабочее место руководителя, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе. 6. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, печатает по указанию руково-дителя различные материалы. 7. Ведет документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осу-ществляет ее систематизацию в соответствии (принятым на предприятии порядком) и передает после ее рассмотрения руководителям подразделений или конкретным испол-нителям для использования в процессе их работы, либо для подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан.

11 слайд

Описание слайда:

8. Организует прием посетителей, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и установленные сроки сдает в архив, оформление (в том числе печатание) и рассылка распорядительных документов, писем, телеграмм, документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов и т. п., подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов; подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, конференциям, семинарам, совещаниям, съездам; контроль за исполнением решений дирекции; организация презентаций и спе-циальных приемов гостей; контроль за праздничными и юбилейными датами; сбор материалов для докладов и речей руководителя.

12 слайд

Описание слайда:

Профессиональные и личные качества помощника руководителя Работа секретаря отличается быстроменяющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения и необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов. Поэтому при приеме на работу секретаря предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личным качествам.

13 слайд

Описание слайда:

Профессиональные качества Профессионализм Ответственность Организованность Преданность профессии Коммуникабельность

14 слайд

Описание слайда:

К личным качествам, необходимым секретарю, относится любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки. Личные качества

Развитие секретарской службы при Петре I С 1704 года важнейшие государственные функции выполняет кабинет и личная канцелярия царя. В кабинет поступали рапорты от дипломатических представителей. Особую группу дел кабинета представляли челобитные. После смерти Петра I кабинет был упразднен.

Развитие секретарской службы при Петре I «Генеральный регламент», принятый в 1720 году, установил очередность рассмотрения дел, функции чиновников, в том числе секретарей. Генеральный регламент ввёл систему делопроизводства, получившую название "коллежской" по названию учреждений нового типа коллегий.

Развитие секретарской службы при Петре I В 1722 году был принят «Табель о рангах», который состоял из 14 классов или рангов чиновников. Секретари относились по должности к четвертому классу, и, следовательно, занимали высокое место в служилой бюрократии. Гражданский коллежский секретарь соответствовал военной должности командира полка.

Исполнительное делопроизводство В 1802 г. был издан указ о замене петровских коллегий министерствами. В 1812 г. было учреждено восемь министерств. Порядок прохождения документов по инстанциям был строго регламентирован законом. Дела делились на три категории: неотложные, «не терпящие времени», и обычные.

Значение секретаря в начале 19 века 23 марта 1840 г. на Путиловском и Невском машиностроительных заводах Петербурга были установлены должности личных секретарей помощников первых руководителей. Эту дату можно считать началом создания профессионального секретарского труда в нашей стране.

Значение секретаря в начале 19 века В 1868 году в Харькове были созданы специальные курсы подготовки секретарей. Появляется техника, упрощающая работу: множительные аппараты, пишущие машинки, стенография. Выходили специальные журналы 1884 год «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика» и другие.

Международная ассоциация офисных работников Международная ассоциация офисных работников (International Association of Administrative Professionals, сокращенно IAAP) родилась в 1942 году в США. Организация насчитывает около участников и 600 филиалов по всему миру

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ СЕКРЕТАРЬ это исполнительный помощник, отвечает за документационное обеспечение деятельности руководителя и организации в целом, работает самостоятельно, без прямого контроля со стороны руководителя, принимает решения и высказывает суждения по вопросам, входящим в его компетенцию.

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ Тип и класс профессии Тип профессии: человек-человек, человек-знак. ¢ Специалист, работающий в сферу «человек-человек» , помимо профессиональных знаний и умений, должен обладать знаниями и умениями по работе с людьми. Доброжелательность, интерес к людям, сочувствие, сопереживание должны сочетаться с высокой эмоциональной устойчивостью, самоконтролем. Работа с людьми часто сопряжена с высоким нервно-психическим напряжением и требует хорошо развитых не только коммуникативных, но и эмоционально-волевых качеств. ¢ Специалист, занятый в профессии типа «человек-знак» обеспечивает прирост информации, собирает, перерабатывает ее, хранит и доводит до потребителя, помогает ею обмениваться. Класс профессии: исполнительский (алгоритмический). ¢ Профессии данного класса связаны с выполнением решений, работой по заданному алгоритму, образцу, соблюдением имеющихся правил и нормативов, инструкций, стандартов, стереотипным подходом к решению проблем.

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ Содержание деятельности От профессионального уровня секретаря во многом зависит престиж фирмы Основными функциями секретаря руководителя являются: ¢ ведение документации дирекции предприятия; ¢ организация и координация текущей работы с деловыми партнерами, клиентами; ¢ фильтрация и распределение телефонных контактов; ¢ поиск необходимой руководителю информации; ¢ выполнение оперативных поручений и заданий руководителя; ¢ контроль исполнения документов и поручений руководителя; ¢ бронирование гостиниц, авиабилетов, оформление виз; ¢ планирование рабочего дня руководителя; ¢ организация и участие во встречах и переговорах; ¢ прием посетителей; ¢ помощь при подготовке совещании, собраний, презентаций; ¢ решение административных вопросов в пределах своей компетенции.

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ Личные и деловые качества эмоциональная устойчивость отсутствие вредных привычек обаяние элегантность во внешности Личные качества организаторские способности любовь к людям трудолюбие общительность

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ Деловые качества Деловые и личные качества, при выполнении той или иной работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друга. Но они редко даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, настойчивая и ответственная подготовка к работе в избранной профессии. способность одновременно исполнять несколько поручений преданность работе умение ставить и решать проблемы умение работать с клиентами дипломатичность готовность работать в экстремальных условиях владение техническими средствами

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ Требования к знаниям и умениям УМЕНИЯ ЗНАНИЯ Квалифицированный секретарь руководителя должен знать: ¢ правила ведения делопроизводства; ¢ основы архивного дела; ¢ основы административного права и законодательства о труде; ¢ основы организации труда и управления; ¢ структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; ¢ правила внутреннего трудового распорядка предприятия. Для успешного освоения профессии секретаря руководителя необходимо хорошее знание правил русского языка, литературы, осведомленность в вопросах экономики, права и психологии. Квалифицированный секретарь руководителя должен уметь: ¢ вести документооборот, деловую корреспонденцию; ¢ пользоваться компьютером и оргтехникой (принтер, сканер, ксерокс, факс, АТС и др.); ¢ общаться с руководителем, сотрудниками и посетителями приемной в соответствии с нормами деловой этики; ¢ эффективно планировать свой рабочий день; ¢ оперативно выполнять поручения руководителя

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ Условия труда и область применения Условия труда: ¢ Работает в помещении. ¢ Сидячий образ деятельности. ¢ Работа с персональным компьютером и оргтехникой. ¢ Режим труда определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации. ¢ Работа может быть ненормированной и предполагать командировки. Области применения: ¢ Фирмы, организации, предприятия любого профиля (приемные руководителей, директоров).

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ Медицинские ограничения ¢ ¢ ¢ нервно-психические заболевания; заболевания сердечнососудистой системы; дефекты зрения и слуха; выраженные дефекты речи; явные физические недостатки.

Профессионально-важные качества. Назначение профессии. Заболевания, противопоказанные для профессии. Визажист. Основные решаемые задачи. Уровень образования. Профессия "Визажист". Создание уникального образа клиента посредством косметического и парикмахерского инструментария. МОУ СОШ «Общеобразовательная школа №1». Специалист в области макияжа.

«Патриоты России» - За Державу приятно! Попробуем разобраться… Рожать русских детей! Россия, к примеру, выигрывает очередной «заезд». Чувства любви к Родине, патриотизма во мне воспитали классически. Русско-американская космическая гонка. Патриоты России. У которого хотя бы мурашки по коже шли!? Вперед, повышать генофонд нации! Глаза им застилает фанатизм…

«Военно-промышленный комплекс России» - Производство ядерного оружия. Военное судостроение. Конверсия ВПК conversic – изменение, превращение. Продукция гражданского назначения. Бронетанковая промышлен-ность. Мощная система предприятий, производящих боевую технику, вооружение и боеприпасы. Производство артиллерий-ских систем. Испытательные лаборатории и полигоны. Исключение – Таганрог (самолеты-амфибии). ВПК Военно-промышленный комплекс России. Ракетно-космическая промышлен-ность.

«Профессия строитель» - Родственные профессии - монтажник стальных и железобетонных конструкций, бетонщик, плотник. Профессия строителя является не только популярной, но и одной из самых высокооплачиваемых. Кровельщик - одна из самых древних строительных профессий. Малярами работают в основном женщины. Выполнили: Якушева К., Гулимов К., Эрденов Т.9 класс « А» МАОУ СОШ №50 Томск. Каменщиков и кровельщиков обучают в профессионально-технических училищах и колледжах. Машины, высокие краны, Работай с душой, человек!

«Профессия секретарь» - Широкий круг знакомств. Поэтому востребованность профессии очень высока. Требования к индивидуальным особенностям специалиста. Работа стабильна и не предполагает большой физической нагрузки. Несомненным плюсом будет знание иностранного языка. Место работы. Можно совмещать с учебой. Всегда хорошо выглядеть, вне зависимости от обстоятельств. По окончании обучения можно без проблем трудоустроиться. Опыт организаторской деятельности. Если фирма небольшая, может стать скучно от недостатка работы.

«Экономика семьи» - Семья – важнейший источник социального и экономического развития общества. Урок №1. Потребность – осознанное желание иметь что либо. Тема: «Введение. Для каждого человека семья-начало начал. Расскажите об основных функциях семьи? Курс по выбору для учащихся 9 класса образовательной области «Технологии». Нужды и потребления людей. Экономика домашнего хозяйства. Из каких источников могут складываться доходы школьников?